Definir Prioridades (Maio)

Na sequência de algumas dicas que fomos transmitindo ao longo dos últimos meses, e com a retoma gradual à normalidade, após mais de um mês de confinamento, este mês destacamos uma ferramenta que irá potenciar a sua produtividade e o cumprimento de objetivos.

Sente que o seu dia-a-dia é uma correria de urgências e problemas por resolver?

Com o retomar à normalidade existe uma série de questões por resolver, ou em atraso e que precisamos de rapidamente dar resposta.

Se antes já sentíamos que todos os dias eramos bombardeados com urgências e imprevistos que nos consumiam o tempo todo, nesta fase é ainda mais importante definir claramente as suas tarefas e prioridades para que nada fique para trás.

Priorizar é tomar a decisão sobre o que é ou não é urgente e usar o tempo em função do que é o nosso foco. Nesse sentido, para sermos mais produtivos e vermos cumpridos os objetivos que delineamos é fundamental priorizar as tarefas do dia.

Matriz de Eisenhower

Como ferramenta para ajudar na definição de prioridade destacamos a Matriz de Eisenhower.

A matriz permite identificar rapidamente, pelos quadrantes, o que precisa ser feito agora e o que pode ser adiado, facilitando o processo de priorização.

Como organizar uma Matriz Eisenhower?

Comece por definir todas as suas tarefas e organize-as em urgentes e não urgentes. Assim que obtiver duas listas organize-as de acordo com as tarefas que considera importantes e não importantes de acordo com os seus objetivos pessoais e profissionais.

As tarefas irão, dessa forma, ficar organizadas em:

            #1 – Tarefas Urgentes e Importantes: tarefas que devemos fazer de imediato e das quais não podemos preterir.

            #2 – Tarefas Não Urgentes e Importantes: tarefas que estão relacionadas com os nossos objetivos pessoais ou profissionais e que dessa forma devem ser realizadas em segundo lugar.

            #3 – Tarefas Urgentes e Não importantes: tarefas que devem ser feitas, mas cujo grau de envolvimento é reduzido, por esse motivo devemos delegar a alguém.

            #4 – Tarefas Não Urgentes e Não Importantes: são tarefas sem prazo e sem ligação estreita com os nossos objetivos, tais como hobbies, dessa forma, só as iremos realizar quando estiver garantido o cumprimento das restantes ações.

Assim, com a utilização desta matriz, terá a possibilidade de organizar de forma rápida e eficiente as suas tarefas, permitindo que não deixe nada para trás.