O Princípio de Pareto na Gestão de Tempo

O tempo é o recurso mais valioso. Por ele, muitas pessoas estariam dispostas a pagar, a trocar fortunas para poder obter mais uns dias, semanas ou anos dedicados àquilo que realmente gostam. No entanto, com todo o valor que o tempo tem, como é possível que o atiremos fora em tarefas mundanas e em passatempos malpassados, quase como se por momentos nos esquecêssemos do verdadeiro valor que cada minuto possui.

Muito mais do que números e ponteiros, o tempo é a sucessão de todos os acontecimentos da nossa vida, e cabe a nós gerir esta sucessão de eventos da melhor forma, para alcançarmos o sucesso pretendido.

Em círculos de desenvolvimento profissional já há muito que se fala na gestão de tempo como uma das melhores capacidades para ajudar alguém a alcançar o sucesso na sua área, e estas noções têm vindo a ser transportadas para o ramo do desenvolvimento pessoal, uma vez que também as nossas vidas pessoais necessitam de uma organização, para não passarmos tempo a mais a procrastinar no sofá quando podíamos estar a praticar exercício físico. É esta a noção que predomina na gestão de tempo: a ideia de reduzir as horas de procrastinação, ou seja, o tempo que dedicamos a atividades que pouco ou nada contribuem para a nossa vida (pessoal ou profissional) em favor de aumentar as horas produtivas, aquelas que conduzem a resultados e contribuem para o nosso desenvolvimento.

Duas escolhas, qual delas acha que irá conduzir a mais resultados, a mais felicidade e bem-estar, e a um maior sucesso a longo termo?

Embora esta noção seja importante, é apenas a primeira camada dentro da gestão do tempo. É possível distinguir a própria qualidade das horas dedicadas a um determinado assunto. Se atribuirmos 10 horas a um projeto, como por exemplo, é seguro afirmar que dessas horas apenas uma percentagem corresponde a horas produtivas, nas quais os maiores progressos ocorreram, e as restantes conduzirão apenas a ligeiras afinações, detalhes e aperfeiçoamentos. Se imaginarmos, por exemplo, uma tarefa de criar conteúdo para uma rede social profissional, o fundamento da criação das publicações ocorreu num curto espaço de tempo comparado ao tempo gasto em detalhes do texto escrito (qual a palavra mais correta, que frase provocaria mais impacto, etc…) e nos detalhes visuais (que cor utilizar, onde colocar a imagem para causar mais impacto, que fonte utilizar no texto, etc…). Isto ocorre devido aos mesmo processos mentais que nos mantêm no sofá em vez de nos levantarmos para ir praticar exercício físico: é mais “fácil” sentarmo-nos a debater a cor do texto e a posição da imagem do que a criar a ideia fundamental por detrás dessa mesma publicação. Podemos considerar isto como uma procrastinação ativa, no fundo não estamos parados, e estamos, de facto, a trabalhar e produzir, no entanto a qualidade e o aproveitamento do nosso tempo podem não estar direcionados para as tarefas que irão conduzir ao maior retorno.

O planeamento é a melhor técnica para gerirmos o nosso tempo, através dele evitamos cair na procrastinação, mesmo que esta seja ativa.

É de extrema importância possuirmos a capacidade para identificar, dentro das tarefas necessárias, quais irão conduzir à maioria dos resultados. Assim surge uma ferramenta bastante importante: o princípio de Pareto, também conhecida pela regra dos 80/20. Ela enuncia que 80% dos efeitos provêm de 20% das causas, e por consequência, apenas 20% dos efeitos têm origem em 80% das causas. Este princípio pode ser aplicado em inúmeras circunstâncias e situações, e pode ser traduzido, tendo em conta o tema da gestão de tempo, para ‘80% do sucesso de algo resulta de apenas 20% do tempo investido, enquanto a maioria do tempo investido, 80%, irá resultar em apenas 20% do sucesso’. Surge, assim, a necessidade de conseguirmos identificar as atividades que conduzem aos 80% de sucesso, de forma a nos focarmos nelas. Voltando ao exemplo anterior, da criação de conteúdo digital para redes sociais, podemos afirmar que 80% do sucesso das publicações irá resultar da ideia, tema e enquadramento da própria publicação enquanto 20% resulta de ligeiros pormenores como cor e imagem. Outro exemplo seria um vendedor que utiliza 80% do seu tempo com clientes que originam apenas 20% das suas vendas, enquanto utiliza 20% do seu tempo para clientes que originam 80% das suas vendas, e seria de extrema importância o vendedor conseguir identificar e distinguir estes dois tipos diferentes de clientes, de modo a alocar o seu tempo e recursos da maneira mais eficiente possível. Um estudante pode dedicar 10 horas a estudar para um exame, no entanto, é possível que a maior parte da aprendizagem ocorra em 2 horas, nas quais houve um esforço concentrado na matéria, que resultou numa maior retenção dos conteúdos, enquanto nas outras 8 horas o estudante limitou-se meramente a ler sem grande concentração, a debruçar-se sobre temas cuja relevância para o exame em questão era mínima, ou simplesmente a estudar sem estar completamente focado, o que leva à necessidade de repetir novamente as mesmas partes.

Concluindo, podemos afirmar que é bastante importante distinguir as tarefas produtivas e as menos produtivas, as que originam mais resultados e as que originam menos resultados. Após a identificação de quais tarefas conduzem aos maiores resultados, podemos garantir um investimento correto do tempo que lhe atribuímos, ou seja, podemos atribuir corretamente mais tempo às tarefas que nos trazem o maior benefício e não perder tempo com tarefas que conduzem apenas a uma pequena parte do sucesso. Isto conduz a um melhor aproveitamento do tempo e a evitar a procrastinação ativa, ou seja, a dedicarmos as horas corretas às atividades que realmente nos trarão resultados e nos conduzirão ao sucesso.